Ako si môžem sprehľadniť elektronickú schránku podľa svojich predstáv?

Vlastné označovanie správ tzv. štítkami urýchľuje prácu v elektronických schránkach. Správy budú na prvý pohľad farebne odlíšené, a tak sa zoznam správ stane prehľadnejším.

Čo sú to štítky?

Štítky sú farebné označenia obsahujúce popisný text, ktoré si viete sami upraviť, a tým pridať správe v elektronickej schránke príznak (napríklad interné označenie, že sa správa aktuálne spracúva). Text štítku môže obsahovať akýkoľvek text (písmená, číslice, špeciálne znaky a symboly), ktorý vám uľahčí prácu so správou (napríklad označí jej stav, druh, prioritu, priradenie konkrétnej osobe a podobne).

Prednastavené štítky

V schránke sú vytvorené aj prednastavené štítky, ktoré označujú všeobecné správy ako Podanie, Doručenka, Technická správa, Platobný predpis. Takéto štítky sa nedajú vymazať ani premenovať, ale viete zmeniť ich farbu. Keďže sa tieto štítky priraďujú automaticky, nie je možné ich ručne prideliť konkrétnej správe. Ak si potrebujete označiť správu napríklad ako „technickú“, vytvorte si vlastný štítok s potrebným popisom.

Ako vytvoriť vlastný štítok

Štítky si viete spravovať v sekcii Nastavenia – Správa štítkov (Obr. 1). Dajú sa pridávať, meniť a mazať. Označenie sa dá vytvoriť aj priamo v zozname správ, kliknutím na Štítky – Nový štítok (Obr. 2), prípadne viete prejsť priamo do Nastavení.

Ako priradiť štítok?

Vlastné označenie je možné priradiť v zozname správ alebo priamo v detaile správy. V zozname správ si vyberte správu alebo správy, ktoré chcete označiť a kliknite na Štítky. Vyberte si jeden alebo viacero štítkov (vždy sa pridá všetkým označeným správam) a kliknite na Potvrdiť zmeny. V detaile správy postupujte rovnako.

Vyhľadávanie podľa štítkov

V zozname správ elektronickej schránky je v poli „Vyhľadávať v správach“ dostupné aj rozšírené vyhľadávanie podľa filtra Štítky.

Elektronická schránka poskytuje používateľom možnosť nastaviť si automatické triedenie správ. Cieľom je zjednodušenie práce s elektronickou poštou. Používateľ si už nebude musieť manuálne triediť jednotlivé správy. Potom, ako si nastaví pravidlá, bude triedenie prijatých a odoslaných elektronických správ prebiehať automaticky na základe ním definovaných podmienok.

Dostupnosť nastavenia pravidiel

Uvedená funkcia je dostupná pre všetkých používateľov, teda pre fyzické osoby, fyzické osoby – podnikateľov, právnické osoby aj pre orgány verejnej moci.

Nachádza sa priamo v elektronickej schránke v sekcii „Nastavenia“ – „Nastavenie pravidiel“ (Obr. 1).

Vytvorenie a nastavenie pravidiel

Na vytvorenie pravidla na automatické triedenie prijatých a odoslaných správ je potrebné v časti „Nastavenie pravidiel“ najskôr kliknúť na „Vytvoriť nové pravidlo“ a následne sa zobrazí nové okno na definovanie podmienok a akcií (Obr. 2).

Prijaté a odoslané správy je možné zatriediť do vybraného priečinka, prideliť im štítok alebo oboje naraz (tzv. akcie určujúce, čo sa má udiať). K tomu je nevyhnutné vybrať aspoň jednu podmienku (kritérium, na základe ktorého sa vybraná akcia uskutoční). Podmienka môže byť vymedzená pozitívne alebo negatívne, t. j.  či obsahuje, alebo neobsahuje vami zadaný text týkajúci sa odosielateľa, predmetov správ (je ich možné pridať viac) alebo štítka. Štítky sú vlastné farebné označenia správ s ľubovoľným popisným textom, napr. „Na vybavenie“, „V riešení“, „Dôležité“ a podobne.

Príklad vizualizácie nastavených pravidiel:

Vysvetlenie uvedených pravidiel:

1.    Do priečinka „Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby“ sa budú ukladať správy s
       predmetom „Výsledok overenia podpisov v doručovanej správe“, s predmetom „Doručenka –
       kópia“ a od odosielateľa „Oddelenie prevádzky ÚPVS“.
2.    Do priečinka „Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby“ sa budú ukladať správy s
       predmetom „Potvrdenie“ od odosielateľa „Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby“
       a pridelí sa im štítok „Záznamy MDU“.
3.    Do priečinka „Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby“ sa budú ukladať správy s
       predmetom „Potvrdenie o odoslaní - doručenka“ od odosielateľa „Národná agentúra pre sieťové
       a elektronické služby“ a so štítkom „technická správa“ a pridelí sa im štítok „Záznamy MDU“.

Všeobecné podanie alebo konkrétnu elektronickú službu adresovanú vybranej inštitúcii už po novom nemusíte hľadať len na úvodnej stránke portálu slovensko.sk, ale dostanete sa k nim priamo z elektronickej schránky. Zároveň je možné vytvoriť zoznam vašich obľúbených, resp. často používaných služieb, ku ktorým sa v budúcnosti dostane rýchlo a jednoducho.

Ak už pracujete v elektronickej schránke a potrebujete nejakému úradu odoslať podanie, kliknite v nej vľavo hore na zelené tlačidlo „+ Vytvoriť správu“ (Obr. 1).

Následne sa dostanete do prostredia, v ktorom môžete buď cez „Nájsť službu“ vyhľadať konkrétnu službu v predpísanej štruktúrovanej forme, alebo môžete cez „Všeobecné podanie“ odoslať jednoduché neštruktúrované podanie úradu, ktorý v uvedenej veci špeciálnu službu neposkytuje (Obr. 2). 

Ak niektoré služby využívate pravidelne alebo opakovane, môžete si ich pridať medzi „Často používané služby“. Vybranú službu medzi ne pridáte tak, že pri vytváraní nového podania (správy) kliknete na „Pridať do často používaných služieb“ (Obr. 3) a služba sa následne pridá do zoznamu.  Tlačidlo „Pridať do často používaných služieb“ je dostupné iba v prípade, ak sa elektronický formulár vypĺňa v prostredí tzv. konštruktora portálu slovensko.sk, a teda nejde o externú elektronickú službu dostupnú cez špeciálny portál poskytovateľa.

Takto pridaná služba sa bude následne zobrazovať v sekcii „Často používané služby" (Obr. 4), ktorá sa zobrazí po kliknutí na už spomenuté tlačidlo „+ Vytvoriť správu“ (Obr. 1). V prípade, že niektorú z často používaných služieb už nepotrebujete, zo zoznamu ju vymažete jednoducho cez tlačidlo „Odstrániť“.